Dane o liczbie i strukturze ludności dla okresów międzyspisowych są sporządzane poprzez przyjęcie wyników spisu powszechnego za bazę wyjściową dla gminy, a następnie naliczanie danych metodą bilansową według następującego schematu: stan ludności na początek okresu (roku, kwartału) w gminie + urodzenia żywe - zgony + zameldowania na pobyt stały (z innych gmin i z zagranicy) - wymeldowania z pobytu stałego do innych gmin i za granicę) +(-) przesunięcia ludności z tytułu zmian administracyjnych = stan ludności na końcu okresu (roku, kwartału) w gminie.
Bilans ludności sporządzany jest według wyżej przedstawionej metody do roku 2009 dla dwóch kategorii przebywania ludności: 1) faktycznie zamieszkałej, 2) zameldowanej na pobyt stały. Różnicę między tymi kategoriami zamieszkania stanowi saldo (+/-) ludności zameldowanej na pobyt czasowy ponad 3 miesiące (do 2005 r. - ponad 2 miesiące). Od roku 2010 bilans ludności sporządzany jest dla jednej kategorii ludności (dawniej nazywanej "faktycznie zamieszkałej").
Uwaga: Wyniki spisu ludności z 2002 roku wykazały liczbę ludności Polski o ok. 392 tys. mniejszą w stosunku do prowadzonych wówczas bilansów ludności. W celu zniwelowania tej różnicy dane o ludności za lata 1989-1999 zostały ponownie opracowane przy uwzględnieniu wyników spisu z 2002 roku. Szacunkiem objęto wyłącznie dane ogólnopolskie w podziale na tereny miejskie i wiejskie (według płci i grup wieku) oraz współczynniki demograficzne - dane te stały się oficjalną informacją o liczbie i strukturze ludności dla tych lat (dane dla województw i gmin nie zostały przeszacowane). Zatem, prezentowane w BDL dane (dla gmin i sumarycznie dla województw i Polski ogółem) za lata 1995-1998 oraz wg stanu na 30 VI 1999 roku - stanowiąc bilans opracowany na podstawie wyników NSP-1988 - mają znaczenie jedynie historyczne.
Dane o ludności stałej (według stałego miejsca zamieszkania) od 30 VI 1999 r. do 31 XII 2009 r. zostały opracowane na podstawie wyników NSP-2002 (ludność stała była wykorzystywana wyłącznie na potrzeby obliczeń wskaźników demograficznych). Od 1999 do 2009 roku (według podziału administracyjnego w dniu 31 XII) - bilans liczby i struktury ludności był opracowywany na podstawie wyników NSP-2002.
Od 2010 roku bazą wyjściową bilansu stanu i struktury ludności są wyniki NSP 2011. Ponieważ nie jest już opracowywany bilans ludności zameldowanej na pobyt stały, uległa zmianie metodologia liczenia wszystkich współczynników demograficznych, poszczególne fakty demograficzne i z zakresu migracji zostały odniesione do ludności (dawniej nazywanej "faktycznie zamieszkałą"). Dane bilansowe dla ludności stałej i faktycznej oraz współczynniki za rok 2010, których bazą wyjściową były dane NSP 2002 mają wartość jedynie historyczną i są dostępne dla zainteresowanych w archiwum.

Dane bilansowe ludności za rok 2010 opracowane zostały według podziału administracyjnego obowiązującego w dniu 1 I 2011 r., jednak ze względu na specyfikę Banku Danych Lokalnych zostały przeliczone zgodnie z obowiązującym w dniu 1 I 2010 roku podziałem administracyjnym kraju (bez zmian, które nie wpływają na identyfikatory i nazwę jednostek podziału terytorialnego kraju) wynika z tego różnica w stosunku do danych publikowanych w opracowaniach GUS. Dla porównania informacja wg podziału administracyjnego obowiązującego w dniu 1 stycznia 2011 r. o pięciu gminach (wiejskich w 2010 r. i miejsko-wiejskich w 2011 r.) za rok 2010 jest dostępna w tym zestawieniu - pobierz plik.