Aktualnie dane o liczbie i strukturze ludności dla okresów międzyspisowych są sporządzane poprzez przyjęcie wyników spisu powszechnego za bazę wyjściową dla gminy, a następnie naliczanie danych metodą bilansową według następującego schematu: stan ludności na początek okresu (roku, kwartału) w gminie + urodzenia żywe (wg płci) - zgony (wg płci i wieku) + zameldowania na pobyt stały (z innych gmin i z zagranicy, wg płci i wieku) - wymeldowania z pobytu stałego do innych gmin i za granicę (wg płci i wieku) + zameldowania na pobyt czasowy (ponad 3 miesiące) z innych gmin (wg płci i wieku) – wymeldowania na pobyt czasowy (ponad 3 miesiące) do innych gmin (wg płci i wieku) +(-) przesunięcia ludności z tytułu zmian administracyjnych mających swoje odzwierciedlenie w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie ustalenia granic niektórych gmin i miast oraz nadania niektórym miejscowościom statusu miasta (według płci, wiek jest szacowany) = stan ludności na końcu okresu (roku, kwartału) w gminie.
Bilans ludności sporządzany jest według wyżej przedstawionej metody od 2010 roku. Do roku 2009 bilans ludności sporządzano dla dwóch kategorii przebywania ludności: 1) faktycznie zamieszkałej, 2) zameldowanej na pobyt stały. Różnicę między tymi kategoriami zamieszkania stanowi saldo (+/-) ludności zameldowanej na pobyt czasowy ponad 3 miesiące (do 2005 r. - ponad 2 miesiące). Od roku 2010 bilans ludności sporządzany jest dla jednej kategorii ludności (dawniej nazywanej "faktycznie zamieszkałej").

Prezentowane w BDL dane (dla gmin i sumarycznie dla województw i Polski ogółem) za lata 1995-1998 oraz wg stanu na 30 czerwca 1999 roku - stanowiąc bilans opracowany na podstawie wyników NSP 1988 - mają znaczenie jedynie historyczne. Dane o ludności stałej (według stałego miejsca zamieszkania) od 30 czerwca 1999 r. do 31 grudnia 2009 r. zostały opracowane na podstawie wyników NSP 2002 (ludność stała była wykorzystywana wyłącznie na potrzeby obliczeń wskaźników demograficznych).

Od 2010 roku bazą wyjściową bilansu stanu i struktury ludności były wyniki NSP 2011. Ponieważ nie był już opracowywany bilans ludności zameldowanej na pobyt stały, uległa zmianie metodologia liczenia wszystkich współczynników demograficznych, poszczególne fakty demograficzne i z zakresu migracji zostały odniesione do ludności dawniej nazywanej "faktycznie zamieszkałą". Dane bilansowe dla ludności stałej i faktycznej oraz współczynniki za rok 2010, których bazą wyjściową były dane NSP 2002 mają wartość jedynie historyczną i są dostępne dla zainteresowanych w archiwum.

Dane bilansowe ludności za rok 2010 opracowane zostały według podziału administracyjnego obowiązującego w dniu 1 stycznia 2011 r., jednak ze względu na specyfikę Banku Danych Lokalnych zostały przeliczone zgodnie z obowiązującym w dniu 1 stycznia 2010 roku podziałem administracyjnym kraju (bez zmian, które nie wpływają na identyfikatory i nazwę jednostek podziału terytorialnego kraju) wynika z tego różnica w stosunku do danych publikowanych w opracowaniach GUS. Dla porównania informacja wg podziału administracyjnego obowiązującego w dniu 1 stycznia 2011 r. o pięciu gminach (wiejskich w 2010 r. i miejsko-wiejskich w 2011 r.) za rok 2010 jest dostępna w tym zestawieniu - pobierz plik.

Od 2020 roku bazą wyjściową bilansu stanu i struktury ludności są wyniki Narodowego Spisu Powszechnego Ludności i Mieszkań 2021. Wyniki spisu z 2021 roku wykazały liczbę ludności Polski o ok. 173 tys. mniejszą w stosunku do prowadzonych bilansów ludności. Na podstawie wyników spisu przeliczone zostały dane o stanie i strukturze ludności za lata 2020 i 2021. Dane o ludności oraz współczynniki za powyższe lata, których bazą wyjściową były dane NSP 2011 mają wartość jedynie historyczną i są dostępne dla zainteresowanych w archiwum.

Informujemy, że w tablicach zawierających strukturę wieku ludności mogą występować wartości ujemne. Sytuacja ta wynika z metodologii bilansowania ludności, która wykorzystuje dane o faktach ruchu naturalnego oraz strumieniach meldunkowych bazujących na źródłach administracyjnych, podczas gdy spis ludności oparty jest na informacji o rzeczywistym miejscu zamieszkania. Występowanie ujemnych wartości w bilansie ludności jest konsekwencją nieprawidłowych, tj. niezgodnych ze stanem faktycznym zapisów odnotowanych jako deklaracje w spisie powszechnym oraz niewłaściwej interpretacji przez respondentów definicji miejsca zamieszkania, a także niedopełnianiem obowiązku meldunkowego. Uczniom wskazano w NSP inny adres zamieszkania, np. gminę, w której się uczy, zamiast gminy stałego pobytu/zameldowania. W małych gminach, w których liczba ludności w danym wieku była podczas spisu niewielka, fakt wymeldowania się po spisie osób z innym adresem zamieszkania - niż ten który został wskazany w spisie - może skutkować pojawieniem się ujemnej liczby ludności.

Metoda oraz wykorzystane przy opracowaniu bilansu ludności źródła danych i ich ocena, zostały szczegółowo omówione w zeszytach metodologicznych pt.Ruch naturalny. Bilanse ludności oraz Migracje ludności. Aspekty badania migracji wykorzystywane przy opracowywaniu bilansów ludności. Oba opracowania dostępne są na stronie internetowej GUS.